Na het uitbreken van de Corona-pandemie koos SAIL ervoor om de publiciteit niet op te zoeken en te verwijzen naar de berichten en maatregelen van het kabinet. Dat wil niet zeggen dat er achter de schermen afgewacht werd.

Toen op 21 april het kabinet het besluit bekend maakte om tot 1 september grote evenementen te verbieden, was de SAIL-organisatie voorbereid. In de voorafgaande weken, hadden zij verschillende scenario’s uitgewerkt, in nauw overleg met sponsors en samenwerkende organisaties. Meteen werd bekendgemaakt dat SAIL 2020 definitief werd afgelast en er pas weer een SAIL in 2025 komt. Chris Janssen, hoofd communicatie van SAIL, maakte ons deelgenoot van de voorbereidingen en de afwegingen die leiden tot definitief afstel op donderdagavond 4 juni via onze ZOOM-meeting.

Chris schetste de voorbereidingen naar Sail 2020 gepland voor begin augustus dit jaar. In augustus 2019 breidde de basisorganisatie van enkele medewerkers langzaam uit en in maart werkten er zo’n tachtig medewerkers aan de realisatie. De start van de bijeenkomsten met de honderden vrijwilligers viel samen met het besluit van het kabinet om massa bijeenkomsten deze zomer te schrappen, zodat de eerste bijeenkomst met de vrijwilligers meteen een slecht nieuws gesprek werd

Uitgewerkte scenario’s belangrijk onderdeel bij besluit afstel SAIL 2020 en jubileum in 2025

Chris vertelde dat het aanvoelde of je met een Boeing 427 op de startbaan snelheid aan het maken bent en opeens de vlucht moet afbreken. Vanuit afdeling communicatie werd er direct op drie ringen ingezet. De eerste waren de betaalde medewerkers, de vrijwilligers en direct betrokken medewerkers van samenwerkende organisaties, tweede de stakeholders en de derde ring was pers en publiek. Voor de laatste werd in maart en april terughoudend opgetreden. Chris: ‘We wilden niet door zelf berichten naar buiten te brengen bijdragen aan mogelijke verwarring. Daarom hebben we steeds verwezen naar kabinetsbesluiten. Voor de vrijwilligers en andere medewerkers wilden we zo snel en duidelijk communiceren als mogelijk was. Vervelend was daarbij dat je dat niet in fysieke bijeenkomsten kon doen. Nieuwsbrieven en updates van veelgestelde vragen werden ingezet.

Scenario’s

We waren wel druk bezig om verschillende scenario’s uit te werken, van doorgaan in augustus met aangepast programma tot definitief af gelasten. Het SAIL-event organiseren in 2021 past niet in het drukke schema van de tallships,  de publiekstrekker van SAIL. Bovendien waren andere organisaties druk bezig met corona en hebben geen tijd om zich met de SAIL-planning bezig te houden of waren van mening dat in 2021 een groot evenement niet passend zou zijn.
Steeds duidelijker werd dat bij afgelasting dit jaar er pas weer een SAIL in 2025 zou komen.

Nieuwe doelgroepen aanboren

Voor deze jubileum SAIL zou worden ingezet op het aanboren van nieuwe doelgroepen.  Amsterdammers vormen 35% van de  bezoekers, 40% komt uit de rest van Nederland en 25% komt uit het buitenland. De traditionele bezoeker van SAIL is de wat oudere Nederlander, die zich verbonden voelt met Nederland als maritieme natie.  Vernieuwing en verjonging was het uitgangspunt, niet zo zeer groei. Sinds 1975 komen elke vijf jaar Tall Ships van over de hele wereld naar Amsterdam. SAIL werd 45 jaar geleden voor het eerst georganiseerd door de Amsterdamse haven als viering voor het 700-jarig bestaan van de hoofdstad. Dankzij het enorme succes werd toen besloten dit eens in de vijf jaar te herhalen. Met 2,3 miljoen bezoekers groeide SAIL uit tot het grootse vrij toegankelijke evenement van Nederland. Inzet van sociale media platforms, live uitzendingen vanaf het water met aansprekende artiesten en vernieuwende sponsor evenementen waren de inzet om nieuwe, jongere  bezoekers te trekken, onder het motto SAIL verbindt de hele wereld.  Wat daarvan in 2025 nog bruikbaar is natuurlijk afwachten.

Er wordt nu hard gewerkt om de afgesloten contracten en arrangementen af te wikkelen. Daarna kan voorzichtig gekeken worden naar het jubileum: in 2025 vieren we samen de 10e editie van SAIL!

KLIK OP DEZE LINK VOOR HET VIDEOFRAGMENT